De eerste MPS gaan terug tot de jaren negentig. Het doel toen was de vermindering van de printkosten. De grote accounts waren als eerste gesensibiliseerd. Dus zagen we grote optimalisatieprojecten van vloten van printsystemen. Soms zonder echt succes trouwens: afdrukken concentreren op grote MFP A3, zoals enkele fabrikanten uit de wereld van de kopieermachines voorstelden, kon net zo duur zijn, herinnert Vincent Claus, Country Category Manager Printing, . Vandaag is deze optimalisatie-inspanning er permanent. En de aanpak is matuur.

Hij stelt: “De grote opkuis is al gedaan. In het beste geval kan men nog 10 à 15% sprokkelen qua TCO. Toegegeven, dat is niet te verwaarlozen. Maar er valt meer bij te winnen door de stromen te herbekijken. Om de efficiëntie te verbeteren, wordt het inderdaad cruciaal dat een bedrijf zijn businessprocessen verbetert en zich erop focust, net als op de doorstroming van informatie.”

Kortom de hardware- en softwaretools installeren die gebruikers helpen om hun papieren documenten te converteren in digitale documenten, ze te verwerken en direct te integreren in het informatiesysteem van het bedrijf.

Men moet dus verder kijken dan de MFP. HP dekt met zijn oplossingen rond capture, management en archivering van documenten de volledige informatieketen. De MPS passen in de vier strategische assen van HP: cloud, big data, mobiliteit en beveiliging. Hans Christiaens, PPS Enterprise and Mid-Market Sales Manager, HP, verklaart nader. “Nooit hebben we even veel pagina’s gedigitaliseerd in de cloud, ook nog nooit hebben we even veel informatie gezocht in een massa die alleen maar aangroeit. Dat veronderstelt trouwens nieuwe imperatieven op het vlak van beveiliging. Alles in een steeds mobielere context – volgend jaar zal 37% van de actieve bevolking mobiel zijn. In deze context moeten bedrijven in staat zijn om gebruiksvriendelijke oplossingen voor te stellen die de beveiligingsrisico’s reduceren.”

De printoplossingen moeten in staat zijn om tegelijk controle en innovatie te bieden op het vlak van informatie die circuleert. Of dat nu is voor documenten in een papieren of elektronisch formaat.

“Het gaat er niet langer om alleen in termen van afdrukken te denken”, verzekert Vincent Claus. “We moeten kijken naar de informatieketen – de stromen herdenken. Kort samengevat: informatie en kennis beheren, beveiligen, bewaren, valoriseren en controleren om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren.”

Als men niet verder denkt dat de technologische mogelijkheden zullen de winsten beperkt zijn. Bovendien moet men de verandering begeleiden, voegt Hans Christiaens toe. “Het bedrijf, zijn activiteitensector, de inplanting van de ruimten, maar ook het gemak voor managers om te anticiperen op toekomstige noden, zullen bepalend zijn voor de strategie. Aan verschillende diensten wijst men logischerwijs verschillende types documenten en dus technologieën toe. Net op dat niveau moet er gewerkt worden!”

Voorbeeld: het proces om een lening aan te vragen. Terwijl men nauwgezet het wettelijk kader en de conformiteitsregels respecteert, kan men gerust ook de processen vereenvoudigen om ze te verlichten, met het oog op meer efficiëntie en klantentevredenheid. “Aan ons om de digitalisatie- en printfasen te optimaliseren, de mobiliteitstools zo goed mogelijk te benutten, maar ook de cloud”, analyseert Hans Christiaens. “In alle sectoren voelt men deze optimalisatienood. Denk aan de gezondheidszorg: van bij de registratie van de patiënt tot zijn ontslag uit het ziekenhuis. Meer algemeen constateert men nog altijd dat er te veel papier is, zonder dat de informatie nochtans goed circuleert!”

In deze context is MFP gewoon een device – net als een pc of tablet, of zelfs een smartphone. Men moet procesgericht denken. Wat de inzet verandert voor de HP-teams en de partners. De gesprekspartners veranderen trouwens ook. “Het is niet langer noodzakelijkerwijs de Procurement Manager, maar de Sales Manager of de Marketing Manager, of zelfs de Enterprise Chief Officer. Vandaag praten we over zaken met zij die zaken doen!”, benadrukt Vincent Claus.

En al deze stakeholders worden betrokken. Want om alles te halen uit intelligente capturing, contentbeheer, optimalisatie van businessprocessen of toegang tot informatie via federatief zoeken, en deze rollen goed te kunnen invullen, is de betrokkenheid van IT-directies en businessdirecties absoluut noodzakelijk. “Deze projecten zijn transversaal”, besluit Hans Christiaens. “Soms moeten silo’s die bestaan binnen bedrijven afgebroken worden. En dat is maar goed ook als men reële productiviteitswinsten wil realiseren!”

Summary
Article Name
HP richt zijn MPS op de stromen
Author