Elke fabrikant heeft zijn eigen aanpak van Managed Services, vooral voor de prints. OKI is daar geen uitzondering op. Het splitst zijn Smart Managed Document Solutions in drie types beheerde oplossingen die de kmo’s toelaten om aanzienlijke besparingen te realiseren op de print- en documentbeheerkosten.

Globaal zorgen de Smart Managed Document Solutions voor volledige integratie van print- en documentbeheer met de andere workflows binnen het bedrijf, en dat tegen een zo laag mogelijke kost.

Concreet gaat het over:

> Smart Managed Page Services – Adviesdienst, op basis van de inventaris van de printnoden van een bedrijf, de optimale printapparatuur en de ontwikkeling van een compleet plan voor de professionele prints – dat plan omvat ook alle kosten gelinkt aan de verbruiksartikelen en het onderhoud.

> Smart Managed Print Services – Service voor afdrukoptimalisatie en -beheer om het juiste printtoestel op de juiste plaats te installeren, voor een betere productiviteit en lagere kosten.

> Smart Managed Document Services – Service op maat om de documentstroom in een bedrijf te optimaliseren. De documenten kunnen op een eenvoudigere en snellere manier binnen de organisatie gearchiveerd, geraadpleegd en gedeeld worden.

“We zijn gestart met de beweging in de zomer van 2013 via onze formules Flex Rate (consumables) en Flex Rate PLUS (apparatuur en consumables), waarbij we de notie MPS lanceerden in kmo’s”, becommentarieert Patrick Arnou, General Manager, OKI Systems. “Tot dan was het MPS-concept vooral gericht naar de grote bedrijven – vooral de ICT-diensten. Met de Smart Managed Document Solutions hebben we op 1 april een nieuwe stap gezet in die zin dat we ons aanbod uitgebreid hebben en tegelijk focussen op de specifieke noden van kmo’s en zelfstandigen.”

Met behulp van een machine dus. Maar alles hangt af van het volume prints. Elk project wordt afzonderlijk geanalyseerd, vaak met de resellers van OKI (+/- 400 in de BeLux-zone), betrokken bij het project. Patrick Arnou heeft een duidelijke aanpak: OKI levert, de partner factureert. Geen doorschuiven van klanten! “Als bepaalde resellers ons al meer dan twintig jaar volgen, is dat niet alleen omwille van ons professionalisme, maar ook op basis van onze loyaliteit!” Boodschap duidelijk ontvangen.

OKI wil MPS populariseren en vooral democratiseren. De trend past in het recentste rapport van Quocirca dat stelt dat buiten de grote bedrijven “weinig bedrijven gekozen hebben voor een papierloze werkomgeving, de meeste blijven hun documenten printen”.

Patrick Arnou besluit: “We antwoorden hierop door bedrijven te helpen om hun printcapaciteit maximaal te benutten, door ervoor te zorgen dat ze over de juiste toestellen beschikken op de juiste plaatsen, met de juiste oplossingen voor print- en documentbeheer om hen toe te laten hun kosten te beheersen en te verminderen. Zowel het printen als het beheren van documenten is volledig geïntegreerd in de workflow van het bedrijf en dat tegen een lagere kost.”