BoardNox of hoe Oodrive de directiecomités digitaliseert

door | dec 4, 2017 | Business | 0 Reacties

BoardNox van Oodrive is een virtuele boardroom om gesprekken in alle vertrouwelijkheid voor te bereiden vóór de eigenlijke vergadering, maar ook om het verslag nadien beschikbaar te stellen.

Met BoardNox, een beveiligde oplossing voor het digitaliseren van vergaderingen van raden van bestuur en directiecomités, kan je vergaderingen makkelijker organiseren en ze efficiënter doen verlopen, terwijl de veiligheid van de gedeelde gevoelige data gegarandeerd blijft.

Er is gedacht aan iedere fase in de organisatie en de afwikkeling van de vergadering: van de planning en de bepaling van de agenda tot het uiteindelijke verslag, over het ter beschikking stellen van de documenten die nodig zijn voor de vergadering. BoardNox centraliseert alle praktische gegevens (plaats, datum, programma, identiteit van de deelnemers, …) en verwittigt bij eventuele veranderingen. Iedereen is op de hoogte van de agenda en het verloop van de vergadering. Bovendien kan je documenten koppelen aan te behandelen onderwerpen. Alle leden van de raad van bestuur kunnen zich dus terdege voorbereiden. Iedere deelnemer kan uiteraard ook een extra discussiepunt voorstellen dat aan de lijst van te bespreken items wordt gevoegd.

Met BoardNox kan je vertrouwelijke gegevens in alle veiligheid delen, en specifieke rechten voor alle deelnemers bepalen. De oplossing verzekert bovendien een optimaal veiligheidsniveau en speelt zo in op de verwachtingen van zelfs de meest veeleisende bedrijven op het vlak van privacy.

Van de installatie tot het gebruik biedt BoardNox een premiumdienst om organisatoren en deelnemers te begeleiden. In een eerste fase gaan de specialisten van Oodrive ter plaatse om de klant te helpen met het implementeren van de oplossing. Ze organiseren telefoonopleidingen of webinars en beantwoorden uiteenlopende vragen (meertalige ondersteuning met een tool voor ticketopvolging, optie 24/7).

Dankzij de snelle en intuïtieve interface krijgt iedereen in een paar seconden toegang tot alle documenten die verband houden met de agenda, in geconnecteerde modus of offline, om rechtstreeks samen te werken aan gedeelde documenten dankzij aantekeningen (getekend of tekstueel). Alle documenten zijn toegankelijk vanuit de BoardNox-applicatie; je hoeft er dus geen toepassing van derden voor te openen, om evidente veiligheidsredenen.

Via de chatfunctie kan je in real time discussiëren in een volledig beveiligde omgeving die verschillende deelnemers tegelijkertijd kan ontvangen op dezelfde vergadering. Alle gesprekken blijven vertrouwelijk: de historiek wordt, na het gesprek, automatisch gewist. Dan is er een stem- en pollfunctie, die de betrokkenheid van alle deelnemers voor of na de vergadering verhoogt, en een kostbare tool is om de sessies levendig te houden. De beslissingen waar de leden van de vergadering over moeten stemmen, kunnen dus tijdens de vergadering gebeuren via BoardNox.

 

Oodrive BoardNox in 10 punten

Beschikbaar via webinterface of mobiel – BoardNox is bijzonder geschikt voor leden van het topmanagement. Omdat ze regelmatig onderweg zijn, krijgen ze zo overal en gelijk waar toegang tot hun platform.

Creatie van een agenda – De agenda, die is samengesteld uit verschillende onderwerpen afkomstig van de verschillende stakeholders, en waar de nodige documenten zijn bijgevoegd, is klaar in enkele klikken. Er kan ook een BoardBook worden gemaakt dat de verschillende documenten van de vergadering groepeert.

Beheer van de rechten op de documenten – BoardNox maakt het je mogelijk om specifieke rechten te definiëren. De actierechten (lezen, synchroniseren in de aktetas, annotatie …) kunnen afwijken van de ene gast tot de andere, afhankelijk van hun functie.

Gecentraliseerde toegang tot informatie  Alle elementen zijn samengebracht in één en dezelfde tool. Voor nog meer efficiëntie informeert een automatisch meldingssysteem deelnemers van wijzigingen die zijn aangebracht (toevoegen, wijzigen of verwijderen).

Raadplegen van vertrouwelijke data – je kan via BoardNox alleen documenten binnen de oplossing bekijken, er mogen geen applicaties van derden in betrokken worden. Maar via de werkmapmodule kunnen deelnemers zelfs in offline modus veilig door deze documenten bladeren.

Samenwerking en deelname – Via BoardNox kan je direct aantekeningen maken op beschikbare documenten (annotatie), discussiëren binnen een veilige privéruimte in real time (Secure chat) en stemmen of reageren op een poll (stemapparaat).

Documentbeheersing – De documenten die via BoardNox gedeeld worden, zijn alleen toegankelijk in de beschermde omgeving van de applicatie. Omdat ze in SaaS-modus worden gehost, blijven ze trouwens weg van het interne netwerk van het bedrijf.

Veiligheid – De beveiligingsmodules van de BoardNox-oplossing, de sterke authenticatie via certificaat of sms, codering van paswoorden en data en de compressie van opgeslagen files garanderen de vertrouwelijkheid van de data.

Mobiele beveiliging – De beheerder heeft een aantal opties in handen die de mobiele veiligheid versterken. Verplicht gebruik van de beveiligingscode, automatisch verwijderen van data als de beveiligingscode fout wordt ingegeven, deleten van de cache op afstand …

Traceerbaarheid – Het raadplegen van documenten die via BoardNox beschikbaar zijn, wordt bijgehouden. De organisator weet wie welk document heeft bekeken, op welk moment.

 

3 vragen aan Christophe Ophoff, Managing Director BeLux bij Oodrive

° Voor welk soort bedrijven is de BoardNox-oplossing vooral bestemd?

“Het zijn vooral de large accounts die geïnteresseerd zijn, en ook kleinere, erg gestructureerde bedrijven – ik denk in het bijzonder aan een grote speler uit de Belgische vastgoedsector. Gemene deler is de behoefte aan privacy. En dus aan veiligheid. “Onze klanten beschouwen de cloud als de veiligste plek voor hun documenten – die bewaard worden in onze sites in Europa.”

° Welke functionaliteiten van BoardNox worden het meest geapprecieerd?

“Dat je documenten kan delen en die nadien offline ook wijzigen. Voor onafhankelijke beheerders is het belangrijk om dit werk gelijk waar en gelijk wanneer te kunnen doen, met tijdsstempel. Dit zorgt voor een gevoel van vrijheid en veiligheid.”

° Hoe verloopt de installatie van de oplossing?

“Heel eenvoudig. Onze klanten worden begeleid. Wat onze medewerkers betreft: zij moeten eerst en vooral de noden van onze klanten perfect identificeren. Tijdens onze supportservice blijven we directieassistenten van dichtbij begeleiden, zodat we de verschillende toepassingsmogelijkheden van de oplossing kunnen toelichten en haar helemaal operationeel maken. Onze helpdesk, die zich in Brussel bevindt, helpt klanten in 11 talen.”

In Maart Solutions Magazine

Oplossingen Magazine wijdt binnenkort speciale verslagen over de veiligheid van mobiele toepassingen :GDPR, Samenwerking & video, Home Protection

> Ik wil dat zichtbaarheid op dit onderwerp
> Abonneer u op de maandelijkse papieren

PUB

EMC
Summary
BoardNox of hoe Oodrive de directiecomités digitaliseert
Article Name
BoardNox of hoe Oodrive de directiecomités digitaliseert
Description
BoardNox van Oodrive is een virtuele boardroom om gesprekken in alle vertrouwelijkheid voor te bereiden vóór de eigenlijke vergadering, maar ook om het verslag nadien beschikbaar te stellen.
Author
Solutions Magazine