Colruyt vertrouwt de dematerialisatie van zijn loonfiches toe aan Numen

door | dec 17, 2016 | Business | 0 Reacties

De groep Colruyt moderniseert zijn hr-platform. Een van de projecten is de dematerialisatie van de loonfiches voor de Belgische payroll.

Elke maand produceert de Colruyt-groep 34 000 loonfiches. “Door de loonfiches te dematerialiseren, wilden we de toegang tot de documenten vereenvoudigen voor zowel de werknemer als de werkgever”, zegt Aline Ocquet, Application Manager, HR/Payroll, Colruyt Group Services. “We wilden ook de verzendkosten reduceren door voor een ecologische aanpak te kiezen. Op termijn willen we minstens 50% van de werknemers overtuigen van de elektronische loonbrief.”

De Colruyt- groep, belangrijke speler voor zowel food als non-food in België, Frankrijk en het Groothertogdom Luxemburg, startte een groot project rond de harmonisering en modernisering van zijn hr-platform. Eerste stap: de dematerialisering van de loonfiches voor de Belgische payroll. Daarvoor schakelt Colruyt Numen in, en meer specifiek zijn filiaal Cimail. “Ons doel was niet om van de papieren loonfiche over te stappen naar volledig elektronisch”, vervolgt Aline Ocquet. “We wilden onze medewerkers niets opleggen. Ze kunnen het papieren document behouden of kiezen voor de elektronische versie.”

Voor het project werkte Cimail (de Numen-groep) nauw samen met Symeta, het Colruyt-filiaal gespecialiseerd in documentdiensten. Cimail installeerde een oplossing voor de materialisatie van loonfiches gebaseerd op zijn software Easyfolder en stelde het hr-departement van Colruyt een beveiligde privéruimte ter beschikking in de vorm van een elektronische kluis. “De kluis is toegankelijk via internet door identificatie met encodering van een e-mailadres en een wachtwoord. Als er nieuwe documenten aan de kluis worden toegevoegd, ontvangt de werknemer een alarm met de uitnodiging om er kennis van te nemen”, detailleert Aline Ocquet.

Terwijl de Easyfolder-oplossing vandaag alleen gebruikt wordt voor de dematerialisering van de loonfiche, zijn er al uitbreidingen voorzien. Met name de dematerialisering van de fiscale attesten (280.10) en andere documenten die ter beschikking gesteld worden van het personeel, zoals de individuele loonstaat met het jaarlijks overzicht van alle bezoldigingen. “We zullen beginnen met de documenten die het meest gevraagd worden en met die die we verplicht moeten archiveren”, zegt nog Aline Ocquet.

De oplossing Easyfolder van Cimail garandeert een beveiligde opslag en archivering van de loonfiches, informatie van zeer vertrouwelijke aard. Elke fiche heeft een unieke sleutel en wordt opgeslagen in pdf-formaat. Zo vermijdt men elke niet-geautoriseerde wijziging en kan de werknemer de fiche downloaden

Ontvang toekomstige artikelen per e-mail, elke dinsdag