Elektronische archivering: het beste van twee werelden

door | jul 3, 2017 | Sponsor | 0 Reacties

Archiveer veilig! Houd u aan de nieuwe Belgische wetgeving en haal voordeel uit de vooruitgang van de Luxemburgse wet door uw operaties toe te vertrouwen aan Labgroup, de eerste operator met PSDC-certificering van de Luxemburgse regering.

Twee jaar na de aanneming van de Europese eIDAS-verordening (Electronic Identification and Trust Services) en enkele dagen na de inwerkingtreding ervan heeft de Belgische wetgever zijn verantwoordelijkheid genomen door de wet van 21 juli 2016 aan te nemen, die deze verordening toepast en aanvult.

De Europese tekst liet manoeuvreerruimte vrij. De Belgische wetgever heeft die benut door bepalingen op te nemen waarmee een volledig en samenhangend juridisch kader ontstaat voor elektronische archivering, met inbegrip van de ondertekening en tijdsaanduiding van documenten alsmede de verzending per aangetekende post en de uiteindelijke archivering in een elektronische omgeving.

Vermoeden van overeenstemming

Ook in Luxemburg heeft de wetgever een wettelijk kader gecreëerd. De wet van 25 juli 2015 betreffende de elektronische archivering is vooruitstrevend in de zin dat ze de bewijskracht erkent van elektronische kopieën van papieren documenten die door een gecertificeerde PSDC zijn geproduceerd (een Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation ofwel een leverancier van dematerialisatie- en bewaringsdiensten). Deze wet verplicht de dienstverleners ertoe alle voorwaarden voor strenge getrouwheid aan het origineel na te leven; daarbij wordt hen het vermoeden van overeenstemming met het origineel toegekend.

Deze notie van vermoeden van overeenstemming is van fundamenteel belang. Ze veronderstelt dat een digitale drager bij geschillen onder bepaalde voorwaarden even geldig is als een schriftelijk bewijs. De Luxemburgse wet bepaalt verder dat de voorwaarden voor de uitoefening van twee nieuwe beroepsactiviteiten: leverancier van dematerialisatiediensten, dat wil zeggen een organisatie die de te behandelen documenten scant, en leverancier van bewaringsdiensten, dat wil zeggen de onderneming die de elektronische documenten langdurig opslaat.

Een PSDC kan worden vergeleken met een bank die informatie opslaat: bits en bytes. En net als een bank wordt deze gecertificeerde dienstverlener gewaarborgd door de Luxemburgse staat. Voor klanten betekent dit dat hun informatie beschikbaar is en vooral ook de mogelijkheid om die informatie te recupereren in het geval van bijvoorbeeld faling van de dienstverlener. Ook de omkeerbaarheid en de openheid van de formaten zijn voor 100% gegarandeerd. Deze twee nieuwe beroepsgroepen – die los van elkaar kunnen worden beoefend – worden stroomopwaarts gecontroleerd op met name hun financiële stabiliteit. Daardoor bieden ze een niet eerder gezien niveau van veiligheid.

Labgroup, de eerste gecertificeerde PSDC

Labgroup ontving op 1 februari 2017 als eerste de PSDC-certificatie, zowel voor de dematerialisatie als voor de bewaring. Informatie-eigenaars in eender welk land kunnen dus in volledig vertrouwen – met de garantie van de Luxemburgse Staat – hun dematerialisatie- en bewaringsoperaties aan Labgroup uitbesteden.

Voor Belgische bedrijven en organisatie hebben de twee wetsbepalingen – in België en in Luxemburg – duidelijke voordelen. Niet alleen zijn ze er via Labgroup zeker van dat ze de Belgische wetgeving respecteren; ze kunnen dankzij deze onderneming ook op een uniek dienstverleningsniveau rekenen.

Weliswaar geldt het principe van rechtsvermoeden alleen voor situaties die onder het Luxemburgs recht vallen. Er valt echter te verwachten dat rechterlijk ambtenaars in het buitenland geneigd zullen zijn de betrouwbaarheid te erkennen van een voorziening die in een Europees land gecertificeerd is op basis van wereldwijd erkende normatieve criteria. De regels en eisen waaraan Labgroup zich als PSDC moet houden, zijn immers minstens gelijkwaardig aan die van de Belgische wet van 21 juli 2016, beter bekend als de Digital Act, en het Franse decreet van 5 december 2016 betreffende de betrouwbaarheid van kopieën ter toepassing van artikel 1379 van de Franse Code Civil.

Bij u op locatie, zonder documenten op te sturen

Het dienstenaanbod van Labgroup verplicht Belgische bedrijven en organisaties er geenszins toe hun documenten naar Luxemburg over te brengen. De dematerialisatieoperaties vinden meestal bij de klant of in een gespecialiseerd centrum plaats. Ook de bewaring van de gegevens – die volgt na de digitaliseringsstap – kan eender waar in Europa worden uitgevoerd. Waar het om gaat is het bewaringsproces. In dat opzicht maakt Labgroup het verschil via zijn status als PSDC.

Labgroup biedt sinds 1977 informatiebeheer- en archiveringsoplossingen aan bedrijven in de financiële en de verzekeringssector, overheden en organisaties in alle sectoren. Labgroup biedt digitaliseringsdiensten aan voor papieren documenten, evenals opslag en vernietiging van fysieke archieven, vastlegging en bewaring van elektronische archieven, opslag en herstel van gegevens, bewaring van computermedia, advies en opleiding in de archiefwetenschap. De onderneming naar Luxemburgs recht is ook aanwezig in Ierland en Gibraltar. Als PSF (Professionnel du Secteur Financier, professional in de financiële sector), een andere certificering waaraan garanties van de Luxemburgse staat zijn verbonden, is Labgroup – ISO 9001:2008, ISO 27001:2013 en PSDC-DC – tot slot ook een entiteit die onder toezicht staat van de Luxemburgse Commissie voor Toezicht op de Financiële Sector.

Hebt u een project? Wij begeleiden u!

Hebt u een wettelijk archiveringsproject? Neem nu contact met ons op. Samen bekijken we welke diensten we kunnen toepassen om u de beste garanties te bieden voor dematerialisatie en bewaring. We bekijken daarbij hoe we de gegevens kunnen beschermen tegen verlies, diefstal, vrijgave of eender welke andere vorm van compromittering; hoe we de gegevens slechts zo lang kunnen bewaren als nodig is; hoe we de toegang tot de gegevens, de wijziging ervan, de reconstructie en de verwijdering ervan kunnen beschermen en traceren; hoe we alle nuttige maatregelen en procedures kunnen documenteren om deze bescherming op elk moment te garanderen; en hoe we gemakkelijk pseudonimisering kunnen toepassen om te vermijden dat de gegevens aan een specifieke betrokken persoon kunnen worden gekoppeld zonder toegang tot bijkomende informatie die apart wordt bewaard.

Bel ons! Onze experts staan klaar om u te helpen het dienstverleningsniveau te bepalen dat het beste op uw behoeften aansluit. Profiteer van het beste van twee werelden.

 

 

 

De voornaamste bepalingen van de Luxemburgse wet betreffende de elektronische archivering

Elektronische kopieën van papieren documenten die door een PSDC zijn gedematerialiseerd, hebben niet alleen bewijskracht, maar genieten ook het vermoeden van overeenstemming met het origineel.

Een PSDC kan deze status alleen opeisen als de onderneming volgens de in een reglement beschreven modaliteiten is geïdentificeerd en is ingeschreven op een lijst van het ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services).

Het certificatiehandboek voor PSDC’s omvat de eisen van de norm ISO 27001 betreffende de informatieveiligheid en de norm ISO 30301 voor het operationeel beheer. Het van een PSDC geëiste kwaliteitsniveau berust dus op openbare, zichtbare en onder controle van een staatsaccreditatieorgaan geverifieerde criteria.

Door een verband aan te brengen tussen de kwaliteit van de dienst (digitalisering of archivering) en de juridische waarde ervan, zorgt de Luxemburgse wet voor een digitale vertrouwensketen, bevordert ze de digitale transformatie van ondernemingen en concretiseert ze de politieke wil om het land tot de elektronische kluis van Europa te maken.

In September Solutions Magazine

Oplossingen Magazine wijdt binnenkort speciale verslagen over de veiligheid van mobiele toepassingen : Mobility for business, Document Management, Flash & Software Defined Storage.

> Ik wil dat zichtbaarheid op dit onderwerp
> Abonneer u op de maandelijkse papieren

PUB

EMC

 
 

kompass
Summary
Elektronische archivering: het beste van twee werelden
Article Name
Elektronische archivering: het beste van twee werelden
Description
Archiveer veilig! Houd u aan de nieuwe Belgische wetgeving en haal voordeel uit de vooruitgang van de Luxemburgse wet door uw operaties toe te vertrouwen aan Labgroup, de eerste operator met PSDC-certificering van de Luxemburgse regering.
Author
Solutions Magazine