Niet minder dan 50 sites over de hele wereld, activiteiten verspreid over verschillende locaties, bijvoorbeeld voor R&D of kwaliteitscontrole. En toch moet men kunnen samenwerken: documenten delen, projecten uitvoeren. Men stoot snel op moeilijkheden. Barry Callebaut heeft er ervaring mee…

Door voor Google Apps for Business te kiezen, heeft ‘s werelds grootste chocoladefabrikant radicaal voor een andere aanpak gekozen, door een service te kiezen in plaats van een infrastructuur te installeren.

“We werden geconfronteerd met een intens e-mailverkeer, meestal met bijlagen. En het werd steeds moeilijk om alle verschillende documentversies bij te houden”, legt Christ Biebuyck, IT Project Manager van Barry Callebaut, uit. “Resultaat: er waren soms wel tientallen versies van hetzelfde rapport in omloop! Een enkel document finaliseren, werd zo een werk van lange adem… We hebben wel bestandsservers gebruikt om documenten te delen, maar deze aanpak bleek omslachtig en duur. Bovendien dwong deze aanpak ons om lokaal een infrastructuur te installeren en te beheren.”

Veranderen, maar hoe? Na analyse werden twee samenwerkingsscenario’s voorgesteld aan een aantal leveranciers. Deze hebben vervolgens hun voorstellen gepresenteerd aan vertegenwoordigers van het bedrijf wereldwijd. Uiteindelijk werd het Google Apps for Business, omdat het voldeed aan alle eisen.

De oplossing van Google, geïmplementeerd door , laat toe om in team op hetzelfde document te werken en in realtime beslissingen te nemen, van op eender welk apparaat of mobiel toestel. Content in de cloud betekent dat iedereen automatisch de laatste versie heeft en dat er altijd een back-up is. Het is ook zeer eenvoudig om in realtime samen te werken dankzij videoconferenties en geïntegreerde realtime messaging. Christ Biebuyck zegt ook positief te staan tegenover het principe van versietransparantie, revisiehistoriek, en de koppeling met het autorisatieproces. Deze ondersteuning voorkomt fouten en vermindert de werklast gevoelig. De analyse van de TCO was ook bepalend voor Google. Barry Callebaut Group koos daarnaast recent voor Googe Drive, met een onbeperkte opslag, auditrapporten en uitgebreide beveiligingsopties als troeven.

De consultants van Capgemini zorgden dat de implementatie in België vlot verliep dankzij lokale ondersteuning waar nodig. “De transitie naar Google Apps impliceert een andere manier van werken”, legt Christ Biebuyck uit. “Daarom werd, ook tijdens de opleiding, het accent gelegd op changemanagement.” Ook hier speelde Capgemini een actieve rol. Barry Callebaut moedigde de mensen uitdrukkelijk aan om deel te nemen aan de online en fysieke opleidingssessies: zo konden ze in de praktijk de voordelen zien voor hun job. Uiteindelijk zette 85% van de actieve bevolking de stap. De implementatie werd ondersteund door Q&A-sessies via Google Hangouts en een speciale Learning Center site met praktische video’s.

“De eerste evaluaties na de implementatie wekten uiterst positieve reacties bij de gebruikers. Nog belangrijker: onze doelstellingen om efficiënter en eenvoudiger te werken werden bereikt. Alle informatie kan snel verzameld worden en dat vanuit een centrale locatie. Onze medewerkers verliezen geen tijd meer: ze hoeven niets te downloaden of samen te brengen. Kers op de taart: de mobiele toegang. Eender wie kan werken met Google Apps zonder bijkomende software en zonder ondersteuning!”

En de toekomst? Na de introductie van de oplossing, is het bedrijf geïnteresseerd in governance – een noodzakelijke stap voor een bredere implementatie van functionaliteiten. “Het is ons doel om het gebruik van cloudomgevingen uit te breiden en het gebruik van het Google-platform te versterken. Vandaag worden de documenten nog altijd lokaal geregistreerd als Office-documenten. Eenmaal verwerkt worden deze documenten vervolgens gesynchroniseerd met Google Drive. Het gebruik van de Google-browser elimineert deze stappen.”

Deze doelstelling ligt perfect in lijn met de andere strategische keuzes. Zo wordt ook Salesforce.com gebruikt. Google biedt hen veel mogelijkheden, bijvoorbeeld via de registratie van Salesforce.com-bestanden direct op Google Drive. Er is niet alleen een directe toegang, hij is ook nog eens goedkoper!

Daarnaast zijn er ook nog Gmail en Google Calendar. En uiteraard Google Hangouts. “Google is een volledig platform voor communicatie en collaboratie. Zo werd Google Hangouts bijvoorbeeld ongezien snel ingevoerd voor onlinemeetings! We kunnen efficiënter communiceren met collega’s en partners uit de hele wereld, zonder ons te moeten verplaatsen!”

Christ Biebuyck is ervan overtuigd dat Google Apps for Business verschillende partijen uit zijn organisatie toelaat om efficiënter te werken: “Een activiteit die gisteren nog een volledige dag vergde, beperkt zich vandaag tot enkele uren via Google! We hebben ook een platform dat onze toelaat om efficiënter samen te werken met onze klanten en andere commerciële partners. En daar stopt het niet. Google biedt ons verschillende mogelijkheden om onze operaties nog efficiënter te organiseren… en verder te innoveren!”

Summary
Google Apps for Business bij Barry Callebaut
Article Name
Google Apps for Business bij Barry Callebaut
Description
Niet minder dan 50 sites over de hele wereld, activiteiten verspreid over verschillende locaties, bijvoorbeeld voor R&D of kwaliteitscontrole. En toch moet men kunnen samenwerken: documenten delen, projecten uitvoeren
Author