Mobiliteit : de voornaamste vector voor digitale transformatie

door | mei 26, 2017 | Advies | 0 Reacties

Mobiliteit heeft alles te maken met de dematerialisatie en de automatisering van documentatieprocessen, aldus Eric Gryson, de CEO van Ricoh Belgium & Luxembourg.

° Waarom dit enthousiasme voor digitale transformatie? Voelt u dit van dag tot dag in uw gesprekken met bedrijfsleiders?

Eric Gryson: “Digitale transformatie is het sleutelwoord in alle gesprekken, alle uitwisselingen. Dit heeft betrekking op alle sectoren, technologieën en toepassingen; het heeft een impact op de samenwerkingsvormen binnen bedrijven en tussen de onderneming en haar ecosysteem. De voornaamste vector is op dit moment mobiliteit. Vanaf mijn smartphone heb ik toegang tot eender welke informatie en kan ik eender welk systeem besturen. Ik heb alles binnen handbereik, wanneer en waar ik maar wil.”

° Is mobiliteit niet eerder een gevolg van de digitale transformatie?

“Nee. Het vormt allereerst een behoefte. Mobiliteit beantwoordt aan de grootste uitdagingen van bedrijven van vandaag: verplaatsing is lastig, je verliest tijd in het verkeer, samenwerken op afstand kan moeilijk zijn … Is het normaal om jaarlijks 720 uur kwijt te raken, gewoon om naar je werk te gaan? Mobiliteit vormt dus wel degelijk de oorsprong van de digitale transformatie. De nieuwe mobiele gebruiksvormen onder het grote publiek hebben aanleiding gegeven tot de digitale transformatie binnen bedrijven. En voor veel van die bedrijven is die transformatie al onderweg en soms zelfs al ver gevorderd.

Een doordacht en efficiënt mobiliteitsbeleid biedt tal van voordelen : toegenomen productiviteit, continuïteit van de business, verbetering van de samenwerking, meer creativiteit, beperking van de milieu-impact van de onderneming …”

° Mobiliteit is veelzijdig van aard. De aanpak ervan zal dus van bedrijf tot bedrijf verschillen …

“Inderdaad. In een groot levensmiddelendistributiebedrijf dat ik recent bezocht, is mobiliteit een synoniem voor ‘drive’. Dat kan een intelligente respons op een complexe kwestie betekenen: de bezorgkosten, die niet door de beperkte marge kunnen worden gecompenseerd. De leider die ik daar opzocht, vroeg zich af wat de beste manier is om grote volumes te leveren, gebruikmakend van de middelen van de klanten hun auto, hun tijd Je kunt veel verder gaan, in meerdere richtingen: de integratie van elektronische en fysieke kanalen, de aanwezigheid van nuttige technologieën voor de gebruiker in het verkooppunt, de integratie van de sociale netwerken in de aankooptrajecten enz.

Ik wil daar kortom mee zeggen dat mobiliteit niet alleen iets is voor de generatie X, Y of Z, maar ook samenhangt met de evolutie van het gebruik door de klanten, of dat nu interne of externe klanten zijn. Er zijn verschillende niveaus waarop mobiliteitsprojecten kunnen worden aangegaan: het contact met de klant en een toename van de opbrengst, efficiënt werk om de vakprocessen te begeleiden, kostenverlaging, performance van vakgebieden in de digitale wereld, tevredenheid van de werknemers en de partners door de levering van hoogkwalitatieve diensten. Dit wil ook zeggen dat mobiliteit grote veranderingen met zich meebrengt.”

° Hoe pak je mobiliteit het beste aan? Hoe begin je eraan, wetend dat dit kan leiden tot een volledige herziening van de bedrijfsprocessen?

“Door onze manier om dingen te doen, onze werkwijze te herbekijken. Mobiliteit heeft duidelijk te maken met dematerialisatie en met automatisering van de documentatieprocessen. Op dat vlak heeft Ricoh een duidelijk voordeel … Mobiliteit wordt steeds meer stroomopwaarts en steeds breder aangepakt om met meer gevarieerde formaten en kanalen te kunnen werken, via processen die onderling van elkaar afhankelijk zijn en die in hun globaliteit moeten worden bekeken. Dat is een grote verandering. Jarenlang vond de reflectie inzake dematerialisatie in silo’s plaats, voor elk proces apart bestelbonnen, facturen enz. Vandaag hanteren organisaties een meer globale benadering en bekijken ze het proces in zijn totaliteit. Ze hebben goed begrepen dat er alleen echt voordeel te behalen valt als het probleem in zijn globaliteit wordt aangepakt. Dat houdt in dat met referentiesystemen moet worden gewerkt, dat systemen interoperabel moeten zijn en dat met API moet worden gewerkt om de dematerialisatie harmonieus in de vaksoftware te integreren. De wetgeving moedigt deze ontwikkeling bovendien aan. Naast de Europese eIDAS-verordening zijn de Belgische en Luxemburgse wetgeving inzake dematerialisatie op dit moment de meest geavanceerde in Europa …

° We hebben het over processen, dat wil zeggen over de kern van de activiteit van organisaties. Wie is daarmee bezig? Wie zijn uw gesprekspartners?

“De directies van de vakgebieden zijn de voornaamste klant, want zij moeten een steeds grotere en diversere stroom digitale documenten en content samenstellen. Die gegevens, die informatie verwerken, beheren, in de vakprocessen integreren, verspreiden valoriseren is een heel gecompliceerde taak geworden. Daarom deze grote vraag naar dematerialisatietools. Te meer daar die ook op de grote behoefte aan automatisering van de vakprocessen beantwoorden. De introductie van het digitale element in de documentatieprocessen wordt bovendien gezien als een reële opportuniteit voor innovatie wat de aanpak van werk en samenwerking betreft, zowel intern als extern. 

Ik had het hier laatst over met de CEO van een belangrijke autoverdeler. Dit bedrijf behoort tot de voorhoede in zijn sector. Het ziet zichzelf letterlijk als een slachtoffer van papier: het wordt in zijn opmars gestremd door een aankoopproces dat niet is geëvolueerd, wat indirect een impact heeft op de klanttevredenheid. Soms hoef je niet verder te kijken. De eerste rem voor dit bedrijf is het gebruik van busjes voor het vervoer van de post …

° U had het over samenwerking … Heeft die een invloed op de mobiliteit en dus ook op de digitale transformatie?

“Absoluut. Mobiliteit betekent nieuwe vormen van samenwerking. Voorheen werd de efficiëntie van een bedrijf gemeten aan de hand van zijn organisatie, zonder het samenwerkingsaspect van dichterbij te bekijken. Dat is nu niet meer het geval. De digitale transitie doet nieuwe vormen van samenwerking opkomen.

Mensen worden zich ervan bewust dat ideeën niet alleen te vinden zijn in de hogere regionen van het bedrijf, of bij de R&D-afdeling. Ze zijn overal binnen het bedrijf verspreid. De nood aan organisatie blijft bestaan, maar de uitdaging is om de mannen en vrouwen in het bedrijf aan te zetten tot intellectuele reflectie om goede ideeën, goede werkwijzen en goede strategieën naar voren te brengen. Bedrijven moeten de middelen in huis halen om interne kennisdeling te stimuleren en snel te innoveren om de producten en diensten aan te bieden die de klanten verwachten en zich niet voorbij te laten steken door wendbaardere, reactievere nieuwe concurrenten. Die middelen zijn voorhanden. Denk maar aan videoconferentiesystemen, interactieve whiteboards …

° Zeker, maar het is niet allemaal een kwestie van tools …

“Die samenwerkingstools stellen mensen in staat om op een andere manier te werken. Ze maken deel uit van een aangepaste vorm van management. Het management was gisteren hiërarchisch, maar wordt nu transversaal. Dat houdt in dat de personen die bij een project, een product of een prestatie betrokken zijn, hun documenten kunnen delen. Het is belangrijk dat iedereen weet welke uitwisseling er heeft plaatsgevonden, welke documenten zijn gebruikt, welk toezicht er heeft plaatsgevonden enz. De medewerkers moeten kunnen werken, samenwerken, communiceren binnen of buiten de onderneming, maar ook diensten en producten kunnen ontwikkelen om hun klanten of het publiek beter van dienst te kunnen zijn.”

° Die gemakkelijke uitwisseling is niet onder gevaren. Samenwerken betekent een deur openzetten! Is veiligheid niet het voornaamste risico binnen de digitale transformatie?

“Zonder twijfel. Het risico is reëel in de zin dat de digitale transformatie overal voor iets ontastbaars zorgt, terwijl vroeger alles tastbaar was. Dat kan zich vertalen naar een gebrek aan overzicht op het informatietraject, een gebrek aan controle op de gegevens die vaak niet gestructureerd zijn en dus op het informatiekapitaal. Daarom hebben we bij Ricoh veel geïnvesteerd in IT. De overname van Upfront in december 2015 is daar een voorbeeld van. En we blijven investeren … Zonder beveiliging is er geen mobiliteit! Dat is naar mijn mening het gebied waarop er het meeste te doen staat. Vooral kmo’s lopen enorm achter. Een van mijn vrienden gaf onlangs toe dat alle technici bij hem hetzelfde wachtwoord gebruiken! Meer in het algemeen stel ik vast dat er veel te weinig zicht is op de informatiestroom doorheen een bedrijf. Dat is des te schadelijker omdat die informatie langs een groot aantal spelers passeert en dat zijn niet altijd legitieme spelers. De betrouwbaarheid en de bron zijn moeilijk te achterhalen.”

° Loopt de digitale transformatie dan niet het risico vast te lopen op veiligheidskwesties?

“Het hoeft niet zo te zijn dat de digitale transformatie de risico’s verhoogt … mits tegelijk aan de beveiliging wordt gedacht. Ook is het zo dat als je de beveiliging ten dienste stelt van de digitale transformatie, de doelstellingen, de prioriteiten en de middelen van die beveiliging duidelijk moeten worden gedefinieerd en uitgedacht. Er moet in de vroegste stadia van de digitale transformatie rekening worden gehouden met de veiligheid. Dit betekent dat dat moet gebeuren zodra de strategische oriëntatie, de doelstellingen en de teams duidelijk zijn gedefinieerd.”

° Het traject is dus belangrijk. Maar als we een leverancier van technologie tegenkomen, denken we aan producten, functies …

“Inderdaad. En dat is waar Ricoh zich wil onderscheiden … Transformeren betekent de digitale strategie van je bedrijf operationeel indelen. Daar heb je dus een langetermijnvisie voor nodig. De producten zijn slechts hulpmiddelen. Worden die niet in de juiste context geïntegreerd, dan hebben ze weinig waarde.

“Een ander struikelblok is het verschil tussen transformatie en herstructurering. Een gesaneerde onderneming is niet hetzelfde als een getransformeerde onderneming. Het is dus van vitaal belang om het digitale project van de onderneming te definiëren: welk project en welke bestemming. Daarbij moet aan de klanten worden gedacht, maar ook aan de medewerkers. De visie en de hypotheses voor de toekomst moeten worden beschreven om zo veel mogelijk medewerkers aan boord te krijgen. Transformeren kan betekenen dat je gaat externaliseren. Bij Ricoh zijn we in staat teams over te nemen en hun een nieuwe toekomst te garanderen. Dat moedigt organisaties aan om de stap naar digitale transformatie te zetten.

° Het menselijke aspect staat centraal?

“Altijd! Altijd! De directies van ondernemingen beoordelen hun return on investment nog veel te vaak zonder de menselijke gevolgen mee te tellen al was het alleen maar de weerstand tegen verandering. Het is aan ons om hen bewust te maken van de impact op verschillende vlakken. Het is aan ons om hen te leiden, richting te bieden. Neem de GDPR, het Europees reglement inzake gegevensbescherming dat in mei 2018 van kracht gaat. Dat vormt een aanzienlijke omwenteling voor bedrijven, want naast de organisatorische processen en de in te voeren veiligheidcontroles moeten ze ook een globale, gestructureerde aanpak op de lange termijn ontwikkelen. In die zin is de GDPR geen beperking, maar een opportuniteit.

De digitale transformatie betekent niet dat de vakgebieden binnen een bedrijf worden verbeterd. Ze raakt niet alleen aan de wijze waarop producten of diensten worden verkocht, maar ook aan de activiteit van de onderneming in haar geheel, op een transversale en globale manier. Dit is allereerst een reis naar een ander business model. De leider van morgen is degene die erin geslaagd is niet alleen de werkwijze van zijn medewerkers te digitaliseren, maar ook de wijze waarop zijn organisatie in elkaar steekt.”

Ontvang toekomstige artikelen per e-mail, elke dinsdag

In Maart Solutions Magazine

Oplossingen Magazine wijdt binnenkort speciale verslagen over de veiligheid van mobiele toepassingen :GDPR, Samenwerking & video, Home Protection

> Ik wil dat zichtbaarheid op dit onderwerp
> Abonneer u op de maandelijkse papieren

PUB

EMC
Summary
Mobiliteit : de voornaamste vector voor digitale transformatie
Article Name
Mobiliteit : de voornaamste vector voor digitale transformatie
Description
Mobiliteit heeft alles te maken met de dematerialisatie en de automatisering van documentatieprocessen, aldus Eric Gryson, de CEO van Ricoh Belgium & Luxembourg.
Author
Solutions Magazine