Office of the Future: het begint met visie

apr 9, 2019 | Workplace | 0 Reacties

HP presenteerde op de Kunstberg in Brussel zijn Office of the Future en draagt daarin de visie uit dat technologie alleen maar een hulpmiddel is. Een gedurfde zienswijze.

“En als we nu eerst eens opnieuw bekeken waar, wanneer en hoe mensen werken?” De vraag van Dirk Slachmuylder, General Manager bij HP Belux, houdt een voorstel in. “De arbeidswereld evolueert voortdurend en de werkomgeving moet zich aanpassen aan de digitale transformatie, die onze professionele bezigheden beïnvloedt en nieuwe behoeften en andere verwachtingen schept bij onze medewerkers. Met uitzondering van sommige organisaties, die voorbeeldig bezig zijn, staan we … nergens!”

Tegenwoordig werkt meer dan 60% van de Belgische werknemers in een ‘intellectueel’ beroep, wat van invloed is op de organisatie van onze werkomgeving. Het is echter duidelijk dat de werkplek niet of nauwelijks voldoet aan de huidige normen. Met als resultaat dat nauwelijks 20% van de werknemers, zo heeft HP berekend, zichzelf als echt toegewijd beschouwt. Dat is weinig, bar weinig. Hoe kun je, onder deze omstandigheden, talent vasthouden?

Die bedenking vormt de kern van het project Office of the Future, een pop-up die begin april werd geïnstalleerd op de Kunstberg in Brussel. In een snel en diepgaand veranderende omgeving met hevige concurrentie, zegt HP stellig, hangt het succes van bedrijven steeds meer af van hun vermogen om hun werknemers te mobiliseren, via een managementproject dat zin en betrokkenheid kan overbrengen in alle geledingen van de organisatie. Is dat zo? Onze kantoren hebben heel wat over ons te vertellen en onze werkomgeving, die de zichtbare uitdrukking van de cultuur van een bedrijf is, heeft onmiskenbaar een rol te spelen. In zekere zin creëert de werkomgeving de cultuur van een bedrijf.

Alles verwachten van technologie is een valstrik

“Op het gebied van cultuurverandering is de verleiding groot om een paar bochten af te snijden. Heel vaak,” stelt Dirk Slachmuylder vast, “is men bij een bedrijf, zodra men zijn ambitie helder voor ogen heeft, ongeduldig om zijn strategische plan vertaald te zien in operationele realiteit – en uiteraard zo snel mogelijk. Maar we veranderen onze manier van zijn niet een, twee, drie. Op dit gebied is het een valstrik om alles van de technologie te verwachten.

Het bedrijfsleven ondergaat vandaag een fundamentele verandering: de overgang van individueel werk naar samen-werk. En ander werk, dat betekent een andere werkomgeving: de werkruimte wordt steeds belangrijker en wordt een essentiële plek om mensen met elkaar te verbinden.

“Samenwerken, dat gebeurt niet meer op een bepaalde plek die daar speciaal voor bedoeld is, zoals de vergaderruimte, maar wel voortdurend en overal in het bedrijf,” vervolgt Koen Van Beneden, General Manager Personal Systems bij HP Belux. De traditionele werkomgeving, met haar persoonlijke kantoren en haar vergaderruimten, is gedoemd te verdwijnen. En snel ook, denk ik. Samenwerken, dat is iets wat je elke dag doet, vaak spontaan en informeel. En overal, in zogenaamde creativiteitsruimten, of zelfs in virtuele zones. De werkplek is ook deels thuis, wat betekent dat het minstens zo belangrijk is om je werknemers van een optimaal thuiskantoor te voorzien. De technologie die in dit verband wordt gebruikt, faciliteert directe toegang tot het virtuele kantoor garandeert, waar je ook bent, zelfs onderweg.”

Deeleconomie

Samenwerken, iedereen heeft het erover tegenwoordig. Zeg niet meer loontrekkenden, collega’s, werknemers. We zijn allemaal medewerkers, zegt Herman Konings, trendwatcher. Samenwerken betekent informatie efficiënt delen via eenvoudige en vloeiende processen; het betekent ook werk in groep organiseren, in projecten, dankzij tools en, vooral, dankzij nieuwe werkmethoden. Die gaan verder dan een eenvoudig productiekader bieden, ze geven onze omgeving vorm, onze organisatie en onze relatie tot werk. We zitten intussen, niet te vergeten, met een deeleconomie, ook wat werken betreft. Horizontaliteit, gelijkheid, wendbaarheid, welzijn en transparantie! Iedereen heeft de vrijheid zijn werkomgeving te kiezen: in een vast kantoor of een flexkantoor, via coworking of zelfs thuiswerken, zolang je je er maar prettig bij voelt. Het zijn allemaal manieren van anders werken die de creativiteit en betrokkenheid van teams bevorderen.”

Vandaar trouwens de belangstelling voor wendbare methoden – maar, laten we eerlijk zijn, zonder echt de vinger te kunnen leggen op wat daar werkelijk deel van uitmaakt en wat niet. En wel om de eenvoudige reden dat, afgezien van het principe van iteratieve ontwikkeling, om de creatie van een product te begrijpen waaraan we elementen zouden toevoegen om het te verbeteren, wendbaarheid vereist dat mensen en hun interactie vóór de processen en hulpmiddelen komen, en dat het eerder gaat om acceptatie van verandering dan om compliance. Een soort bevrijding van de beperkingen op het gebied van innovatie, van delen, kortom van de verbetering van onze werkomgeving door degenen die er echt werken, denkt Herman Konings.

Urgentie

Tegen 2020 zal 50% van de werknemers millennial zijn. Deze groep – en steeds meer gaat dat op voor álle generaties – heeft andere verwachtingen op het gebied van werk en werkomgeving, vooral vanwege nieuwe technologieën en de manier waarop onze samenleving is georganiseerd. Daar moet rekening mee worden gehouden, zegt Dirk Slachmuylder. “In dezelfde geest zijn er een aantal maatschappelijke knelpunten die we moeten oplossen, zoals het stijgende aantal burn-outs of de mobiliteits- en congestieproblemen die met het jaar erger worden. Dat verhoogt de dagelijkse werklast en verlaagt de productiviteit. Vandaar dat het zo belangrijk is om organisaties de mogelijkheid te bieden een werkomgeving te ontwerpen waarin werknemers hun volledige potentieel tot uiting kunnen brengen, effectiever kunnen samenwerken en meer samenhang en betrokkenheid kunnen scheppen.”

 

Visie en waarden komen vóór techneuterij. Bijvoorbeeld bij de RTBF

Het toekomstige Media Square, het gebouw dat onderdak zal bieden aan de RTBF-studio’s en -journalisten van de Reyerslaan in Brussel (maar liefst 38.000 m2 bovengrondse gebouwen, 550 parkeerplaatsen en een ontvangstcapaciteit tot maximaal 1.500 man) zal binnenkort verrijzen. Het maakt deel uit van een groter project met de naam Media Park, dat ondersteund wordt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met een oppervlakte van 20 hectare waar ook in woonruimte en in publieke recreatiegebieden zal worden voorzien.

“De werkomgeving wordt volkomen anders,” zegt Cécile Gonfroid, Algemeen Directeur Technologie bij de RTBF. Terwijl we nu nog 70% vaste werkplekken hebben, zullen dat morgen voor 80% nomadische werkplekken zijn. Die verschuiving weerspiegelt een fundamentele verandering in onze benadering van het scheppingsproces en, belangrijker nog, van samenwerking.”

De RTBF zal een heel pakket HP-technologie implementeren, maar het begin van het project is een fundamentele reflectie geweest over de opdracht van het overheidsbedrijf. “We wilden dat deze ontwikkeling zou rusten op een fundament van sterke en gedeelde waarden en zowel zou sporen met onze opdracht als met de tijdgeest. Aanvankelijk kreeg een multidisciplinair team de opdracht om na te denken over onze waarden. Het heeft die geherdefinieerd in vijf eenvoudige en duidelijke woorden, die vanaf nu het parool dienen te zijn binnen de RTBF, maar ook tegenover ons publiek: ‘durf’, ‘verbinding’, ‘diversiteit’, ‘transparantie’ en ‘respect’. Deze vijf woorden bevestigen wat ons bindt in onze verschillende bezigheden en functies; ze drukken de zin uit die we geven aan ons werk en aan het idee van openbare dienst dat ons onderscheidt van andere media en ze worden weerspiegeld in onze houding en gedrag. Ze vertellen ons dagelijks wie we zijn en de verbindingen die we willen opbouwen met ons publiek.”

Kortom, alles begint met een visie. Na zijn waarden te hebben vastgelegd, heeft de RTBF zich laten begeleiden om de verandering aan te pakken. Zoals Cécile Gonfroid opmerkt, dienden concepten als wendbaarheid, ook als er al beproefde methodes bestaan, en cocreatie geconcretiseerd te worden. Volgens haar is technologie slechts een hulpmiddel, een samenstel van instrumenten om functionaliteit te leveren. “Voor we bijvoorbeeld met Cisco Jaber zijn gaan werken voor onze unified communications, hebben we onze manier om dingen uit te wisselen en samen te werken opnieuw tegen het licht gehouden. Het ging er niet om een bepaalde technologie in te voeren, maar om tot een betere adhesie te komen. En hetzelfde doen we nu met HP.

Deze artiken spreken over "Workplace"

Teamwork, Collaboration,
Printing

Follow this topic