Telewerken… er is geen weg terug!

aug 24, 2020 | Latest News, Workplace | 0 Reacties

Thuiswerken is niet langer een taboe binnen organisaties. Maar volgens Arnaud Bacros van Dell Technologies moeten we opnieuw leren hoe te werken. 

“Vanaf nu reserveer ik tijdens de lunchpauze een uur voor mezelf. Ik werk niet minder, maar ik ben gewoon beter georganiseerd”, vertelt Arnaud Bacros. Als we het over well-being op de werkplek hebben, dan gaat het over slow work beweging. Is dit ook het geval voor de Managing Director Enterprise van Dell Technologies Benelux willen we weten.

Zoals veel van mijn collega’s heb ik een andere werkwijze aangenomen. Thuis kan ik me gemakkelijker focussen op efficiënt werken zonder me daarom noodzakelijkerwijs af te matten. Dit is misschien wel de belangrijkste les van de verplichte quarantaine: je doelen bereiken door anders te werken. En ja, soms minder te werken. Ik zie het als een fundamentele reflectie die ons dwingt om ‘werk’ in zijn juiste proportie te zien, onze inspanning te doseren, en slimmer te werken in plaats van gewoon door te doen. Om ons mentaal evenwicht en onze energie te behouden, moeten we onszelf dagelijkse pauzes leren geven.

Nieuwe gewoontes die zullen blijven

In juni publiceerde Dell Technologies een studie waaruit bleek dat maar liefst 83% van de bedrijven telewerken absoluut noodzakelijk vindt. Een zéér grote meerderheid dus. Tegelijkertijd wijst de studie op een interessante paradox. Hoewel de meeste bedrijven het erover eens zijn dat thuiswerken veel voordelen biedt – waaronder een betere balans tussen werk en privé en minder verplaatsingen en files – geven ook veel bedrijven aan dat ze zo snel mogelijk willen stoppen met thuiswerken. De reden is niet ver te zoeken: de abrupte omschakeling.

Arnaud Bacros : “Als sommigen na een paar weken gedwongen thuiswerken terughoudend zullen zijn om dit nog eens opnieuw te moeten ervaren, dan is dat waarschijnlijk omdat hun bedrijf vooraf geen adequate maatregelen had genomen…”

Volgens de studie heeft een op de vier bedrijven immers geen specifiek telewerkbeleid uitgestippeld – noch operationeel, noch sociaaljuridisch. ” Één keer per week (occasioneel) thuiswerken is één ding, maar van je huis je vaste werkplek maken is een andere zaak”, erkent Arnaud Bacros. “De gezondheidscrisis was een abrupte versneller voor de invoering van nieuwe werkmethoden. En zelfs al waren velen onvoorbereid en moesten ze zich proefondervindelijk aanpassen aan deze nieuwe manier van werken, is het zeer waarschijnlijk dat gewoontes die mensen zich in de voorbije periode eigen hebben gemaakt, zullen blijven. Wat mezelf betreft – ik ben sinds maart niet meer op kantoor geweest – ben ik ervan overtuigd dat remote werken de overhand zal nemen.”

Fundamentele tendens

Bij Dell Technologies werkte ongeveer een derde van het personeel vóór de uitbraak regelmatig van thuis. Sindsdien is het percentage collega’s dat minstens één dag per week telewerken aanzienlijk gestegen. Meer dan de helft. “We waren nog maar net verhuisd naar een nieuw kantoor… En hoewel de indeling al aanstuurde op flexibel werken, zal het ‘flexdesk’-principe bij de afwerkingswerkzaamheden nog meer aandacht krijgen. Dit is een voordeel, zeker in de komende maanden. Want zolang er geen vaccin is, zullen mensen zich veiliger voelen in hun vertrouwde of familiale bubbel. Ja, Covid-19 zal ‘kantoorwerk’ zoals we dat vandaag kennen, fundamenteel herdefiniëren.

Natuurlijk zullen er mensen zijn die zeggen dat thuiswerken niet overal haalbaar is. Denk aan de bouwsector, de kledingindustrie, … Maar waar het wel mogelijk is, zal thuiswerken een belangrijke rol spelen in het HR-beleid in het post-coronatijdperk. De mogelijkheid om meerdere dagen per week van thuis te werken zal zeker een doorslaggevende factor zijn in de war for talent. Niet alleen voor net afgestudeerden, maar ook voor jonge ouders, voor wie de balans tussen werk en privé steeds belangrijker wordt. Door thuiswerken te combineren met flexibele werktijden verliezen ze geen kostbare tijd in de file. Je kunt zelfs je kinderen naar school brengen… met de fiets!

Het belang van de gulden middenweg

Thuiswerken, of beter gezegd telewerken, is geen wondermiddel. Het is geen alles of niets verhaal. Volgens de analisten van Dell Technologies zal samen aan de koffiemachine staan, altijd noodzakelijk blijven. Het toont eenvoudigweg aan dat mensen productiever zijn als ze elkaar ook op een informele manier informatie kunnen uitwisselen. Dat is op zich al geruststellend.

Deze nood aan een tussenoplossing, tussen het werken vanop afstand en het werken op kantoor, is iets wat medewerkers graag willen benadrukken. “Thuiswerken en de vrijheid om zelfstandig te werken zijn dé toekomst. Maar sociaal contact behouden is wel essentieel voor efficiëntie en creativiteit. Dat is de gulden middenweg die je moet zoeken“, benadrukt Arnaud Bacros. “Het gevoel deel uit te maken van een groep is heel aanwezig. En dat is goed!

Als de digitale hulpmiddelen al voor de coronacrisis in de onderneming aanwezig waren, dan heeft het digitale nu een ongekende maturiteit bereikt. Afgezien van de VPN-problemen die je aan het begin van de quarantaine her en der tegenkwam, realiseerde iedereen zich wel dat het werkt. “Vandaag speelt meer de vraag naar de reële duur van de werktijd. En dit verwijst naar de oude, zelfs verouderde, visie op werk.

Er is nog steeds wat verwarring…

Telewerk is niet langer een organisatorisch taboe. Iedereen heeft wel al een mening over de modaliteiten ervan. Weinig bedrijven zullen kunnen beweren dat ze niet over de nodige technologische middelen beschikken. “Organisaties die al een organisatiecultuur hanteren waarin telewerken ingeburgerd is, doen het veel beter dan organisaties die zich eerder terughoudend hebben opgesteld. En net degenen die minder positief stonden ten opzichte van thuiswerken, moesten remote werken snel omarmen. Helaas deden ze dat op een lukrake manier…”

Het is de lakmoesproef voor het werken vanop afstand. En met reden: er is verwarring tussen de huidige wereldwijde crisissituatie en telewerken in het algemeen (in normale omstandigheden). Mensen die het al jaren doen, weten dat telewerken normaal gesproken niet betekent dat je de kinderen moet helpen met schoolwerk (preteaching), eten maken, een eenzame bejaarde in het verzorgingstehuis geruststellen via de telefoon en tegelijkertijd verwoed professionele e-mails proberen te beantwoorden.

Opnieuw leren hoe te werken

In de haast was er misschien geen ‘communicatie over de communicatie’ door het bedrijf. Deze “meta-communicatie” is echter een essentiële schakel voor het succes van telewerk, zo niet loop je het risico om zowel het vertrouwen als de productiviteit van de werknemer te verliezen. Hoe kan je het geleverde werk meten? Hoe kunnen we elkaar vertrouwen? Via welk medium of platform moeten we met elkaar communiceren? Op welk moment van de dag? En hoe vaak? Veel vragen dus.

Je moet ‘werk’ opnieuw leren. Wie voor de eerste maal thuiswerkte geeft toe dat ze soms – of systematisch – de lunchpauze missen, terwijl reguliere telewerkers vaak al een planning en vaste routine hebben opgebouwd. De miljoenen werknemers die van de ene op de andere dag moesten thuiswerken, hebben zich hier niet op kunnen voorbereiden.

“Velen hebben nog steeds het gevoel dat ze permanent verbonden moeten zijn om te laten zien dat ze aan het werk zijn. Omdat ze gewend zijn aan fysieke aanwezigheid en zichtbaarheid als teken van ernst en toewijding, kunnen de neofieten op vlak van telewerken hun fysieke afwezigheid en onzichtbaarheid op kantoor overcompenseren met (te veel) virtuele zichtbaarheid. De risico’s op ‘opbranden’ zijn dan reëel. Ook bij Dell Technologies hebben we tijdens deze pandemie de afzondering van sommige van onze medewerkers goed opgevolgd – dat is een andere realiteit.

De kloof door de crisis

Het is aan de managers om richtlijnen op te stellen. Dit houdt in dat er duidelijk wordt gecommuniceerd over de te gebruiken tools en dat er op regelmatige basis wordt gecommuniceerd met de teams, die vervolgens productiever worden. Niet alleen over het werk trouwens.

Wat vertrouwen betreft, gaat het om transparantie over de manier waarop resultaten moeten worden bereikt. Arnaud Bacros: “Daarom dreigt deze COVID19-crisis de kloof te vergroten tussen bedrijven die beter zijn uitgerust voor thuiswerk en bedrijven die dat niet zijn; tussen bedrijven die voorbereid waren en bedrijven die zich terughoudend opstelden; tussen bedrijven die eerder een op vertrouwen gebaseerd management hanteerden en bedrijven die nog steeds opereren op basis van controle door fysieke aanwezigheid.

Het daarbij laten zou alleen maar het idee versterken dat telewerken voor isolement zorgt. In organisaties waar de communicatie op afstand goed wordt beheerd, zijn het echter net de regelingen voor telewerken die het mogelijk maken om in crisistijden het sociale contact met collega’s te behouden.

Een kwestie van vertrouwen, altijd opnieuw

Want terwijl deze pandemie op termijn zal verdwijnen, is de wereld niet immuun voor andere omstandigheden waardoor mensen – soms – gedwongen zouden worden om thuis te blijven. Het doel van thuiswerken is niet om alle fysieke meetings en ontmoetingen te bannen wanneer dat mogelijk is, maar het is zinvol om in een onzekere wereld flexibiliteit te creëren tussen face-to-face en digitale samenwerking… op basis van vertrouwen.

Als sommigen na een paar weken gedwongen thuiswerken terughoudend zullen zijn om dit nog eens opnieuw te moeten ervaren, dan is dat waarschijnlijk omdat hun bedrijf vooraf geen adequate maatregelen had genomen. Aan de andere kant was het een openbaring naar een andere organisatiecultuur voor degenen die thuiswerken wel appreciëren, die aanvoelden dat ze efficiënter werkten, zich minder vermoeid voelden en zich beter konden concentreren.

Cultuur! Cultuur!

Na deze crisis kan een weigering om telewerk te implementeren alleen nog maar een kwestie van de bedrijfscultuur zijn. De reeds beschikbare technologieën maakten het mogelijk om in slechts enkele dagen volledig over te schakelen op thuiswerken, iets wat trouwens veel beter ging binnen organisaties die voordien al gebruik maakten van deze tools.

“Een organisatie is veel meer dan vier muren en een dak. Die is gebouwd door samenwerking tussen de medewerkers”, besluit Arnaud.

 

Deze artiken spreken over "Workplace"

Teamwork, Collaboration,
Printing

Follow this topic